Vous avez peut-être déjà vu passer une signature d’e-mail professionnel avec la mention « il/lui » ou « elle » sous le nom de l’expéditeur, sans forcément savoir à quoi ça sert ni si vous devriez faire pareil. Voici ce que ça change concrètement, comment le faire proprement si vous en avez envie, et pourquoi personne ne devrait s’y sentir obligé.
Pourquoi cette mention existe
Par écrit, vous ne disposez généralement que d’un prénom pour deviner comment vous adresser à quelqu’un, ce qui produit régulièrement des erreurs, y compris avec des prénoms parfaitement classiques. Indiquer ses pronoms en signature évite justement ce genre de couac avec des collègues, des client·es ou des usager·es que vous n’avez jamais rencontré·es en personne. C’est aussi un signal utile pour les personnes trans et non-binaires de l’entreprise : quand des collègues cisgenres l’affichent aussi, la pratique se banalise et cesse de désigner uniquement les personnes concernées, ce qui la rend plus confortable pour tout le monde.
Utiliser un pronom qui n’est pas celui d’une personne a un nom : on parle de mégenrage. L’association SOS homophobie le définit comme le fait « d’utiliser un pronom ou des accords qui ne sont pas ceux utilisés et souhaités par la personne », et précise que lorsque c’est fait volontairement, il s’agit d’un acte transphobe. La signature e-mail n’efface pas tous les impairs, mais elle réduit largement les erreurs de bonne foi.
Qui utilise déjà cette pratique
Ce n’est plus un cas isolé en entreprise. Dans sa boîte à outils pour l’inclusion des personnes LGBTI au travail, SOS homophobie recommande explicitement de proposer aux salarié·es de mettre en avant leurs pronoms, sur le même principe que les stickers « mon pronom est » que certaines entreprises distribuent en interne. Certaines directions RH encouragent même la pratique à l’échelle de toute l’équipe, plutôt que de la laisser reposer uniquement sur les personnes concernées, précisément pour éviter qu’ajouter ses pronoms ne devienne un signal en soi. Le principe se retrouve aussi ailleurs qu’en entreprise classique : l’application T4TSpace, pensée par et pour les personnes trans et non-binaires, a par exemple publié un article pratique sur les pronoms en signature d’e-mail appliqué à la communication professionnelle en général, avec des formats concrets à reprendre.
Comment l’ajouter, concrètement
Plusieurs formats coexistent, à choisir selon vos habitudes ou celles de votre entreprise.
- Sur la ligne du nom : « Sam Okafor (iel) » ou « Jordan Lee | il ».
- Sur une ligne séparée, sous le poste ou le nom de l’entreprise : « Pronoms : elle ».
- Avec un lien explicatif, pour les personnes qui découvrent la pratique et se demandent à quoi elle sert.
Pour un néopronom (xe/xem, par exemple), on l’écrit exactement tel qu’il est utilisé par la personne concernée, sans l’adapter ni le simplifier. Si quelqu’un utilise indifféremment plusieurs pronoms, la mention « Pronoms : any » (ou son équivalent en français, selon l’usage de la personne) suffit. L’essentiel est de reprendre le choix exact de la personne, pas une approximation qui semble plus simple.
Une pratique facultative, pour tout le monde
Point important : personne ne devrait être obligé·e d’ajouter ses pronoms en signature, y compris dans une entreprise qui encourage la démarche. Plusieurs raisons légitimes peuvent pousser quelqu’un à ne pas le faire : une transition en cours qu’on préfère ne pas signaler à tout le monde, un contexte professionnel jugé peu sûr, ou simplement l’absence d’envie de faire un coming-out à travers sa signature d’e-mail. Une entreprise qui veut avancer sur le sujet a donc intérêt à encourager sans jamais rendre la mention obligatoire, ni la réserver implicitement aux personnes trans ou non-binaires : le signal fonctionne surtout quand il vient aussi de collègues cisgenres.
Ce que dit le cadre légal en France
En France, la Défenseure des droits a publié en 2025 une décision-cadre actualisée sur le respect de l’identité de genre des personnes transgenres, qui recommande notamment la lutte contre les discriminations liées à l’identité de genre au travail et le respect du prénom et de la civilité choisis sur les supports professionnels, même avant tout changement d’état civil. La mention des pronoms en signature d’e-mail n’est pas encadrée par un texte spécifique, mais elle s’inscrit dans cette même logique : permettre à chacun·e d’être désigné·e correctement dans son quotidien professionnel, sans attendre une démarche administrative.
Si vous gérez une équipe
Côté management, la meilleure façon de lancer le sujet reste souvent de commencer soi-même, sans consigne ni annonce officielle : un ou une responsable qui ajoute ses pronoms dans sa propre signature normalise la pratique bien plus efficacement qu’une note de service demandant aux équipes de le faire. Évitez aussi de ne le proposer qu’aux personnes que vous savez trans ou non-binaires : outre le fait que vous ne pouvez pas toujours le savoir, cela transforme un choix individuel en une demande ciblée, ce qui produit l’effet inverse de celui recherché. Si un support de communication interne doit en parler, mieux vaut présenter la mention des pronoms comme une option ouverte à tout le monde, avec une phrase d’explication courte pour celles et ceux qui découvrent la pratique.
Et si un ou une collègue s’interroge ?
Il arrive qu’une personne s’étonne de voir cette mention pour la première fois, sans intention négative, simplement par méconnaissance. Un lien vers une explication courte, glissé après la mention des pronoms dans la signature, permet de répondre à la question sans avoir à s’en charger personnellement à chaque fois. C’est aussi plus confortable que de devoir justifier ce choix par e-mail à chaque nouvel interlocuteur ou interlocutrice.
En résumé
Ajouter ses pronoms en signature d’e-mail est un geste simple, réversible, et qui évite des erreurs bien réelles dans les échanges écrits. Ce n’est utile que si la pratique reste un choix individuel, jamais une case à cocher imposée : c’est ce qui en fait un outil d’inclusion plutôt qu’une contrainte de plus dans une signature déjà chargée.